Digitalizar una empresa de transporte para el DeCA: qué hacer y en qué orden
Desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control de mercancías tiene que ser «necesariamente digital», y la hoja de ruta de viajeros también (Ley 9/2025, disposición transitoria octava). Ya no hay papel de reserva: la primera ruta en digital es la de verdad. Este es el orden de los pasos.
Estado hoy: el documento de control ya es necesariamente digital.
En 20 segundos
- ·Desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control de mercancías y la hoja de ruta de viajeros tienen que ser «necesariamente» digitales (Ley 9/2025, disposición transitoria octava).
- ·El PDF tiene que ser nativo digital: un papel escaneado no vale (Resolución DGTCyF, Segundo.2).
- ·El QR del PDF tiene que descargar el documento directamente, sin login ni botones (Tercero.3 y 4).
- ·El conductor lleva la copia con el QR antes de empezar el servicio, en el móvil o impresa (Séptimo).
- ·Cargador contractual y transportista efectivo están obligados los dos a formalizarlo (art. 4 de la Orden FOM/2861/2012).
¿Desde cuándo tiene que ser digital el documento de control?
Desde el 5 de octubre de 2026. La disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 dice que el documento de control de la Orden FOM/2861/2012 «deberá ser necesariamente digital a los diez meses desde la entrada en vigor de esta ley», y lo mismo la hoja de ruta de la Orden FOM/1230/2013. El Ministerio de Transportes lo confirma en sus preguntas frecuentes: «No está prevista en las normas ninguna fase adicional, más allá del 5 de octubre, donde no se sancione la obligación de digitalización».
Lo que suele fallar cuando se arranca con prisa:
- ✗Conductores que salen sin la copia con el QR o que no saben dónde la tienen
- ✗Clientes, vehículos y conductores sin dar de alta, tecleados a mano en cada documento
- ✗Documentos a los que les falta un dato del art. 6, como el domicilio del cargador o la matrícula del semirremolque
- ✗Nadie ha escaneado nunca el QR para comprobar que descarga el PDF
Si todavía no tienes claro si te toca, empieza por quién está obligado al DeCA. La norma completa, con sus fechas, está en la guía de la Ley 9/2025. Y si hoy todavía vas en papel, lo urgente (el primer documento, la copia con QR para el conductor y qué pasa si te paran) está en el DeCA ya es obligatorio: qué hacer hoy.
Paso 1. ¿Qué tiene que cumplir el software?
Lo que fija la Resolución DGTCyF BOE-A-2026-12784 y los datos del art. 6 de la Orden FOM/2861/2012. Compruébalo punto por punto antes de comprometerte con un sistema:
Los datos del art. 6 de la Orden FOM/2861/2012, letras a) a h)
Primero.1.a de la Resolución: la aplicación tiene que contemplarlos. Seis van siempre y dos solo si proceden, la e) y la h).
PDF generado de forma nativa digital, nunca un papel escaneado
Segundo.2: «No serán válidos» los ficheros obtenidos escaneando un documento en papel o de imágenes digitalizadas.
PDF de 5 MB como máximo, con la fecha y hora de creación y de modificación en sus metadatos
Segundo.1 de la Resolución.
Un QR dentro del PDF con la URL única del documento
Primero.4 y Segundo.3 de la Resolución.
La URL, en HTTPS, descarga el PDF directamente, sin login ni botones
Tercero.1, 3 y 4: no vale una página que pida credenciales ni una con botones de descarga.
Sin trámite previo con el Ministerio
Primero.3: el dominio del repositorio «no requerirá comunicación previa».
Descarga activa durante el servicio
Tercero.3 y 5: durante el servicio los agentes tienen que poder descargarlo, y la descarga se puede desactivar a partir de siete días naturales tras terminar el servicio. En TuControlDeRutas la mantenemos 16 días tras el fin del servicio.
Conservación de los ficheros durante al menos un año
Segundo.4 de la Resolución y art. 9 de la Orden FOM/2861/2012. Ninguno de los dos fija el día desde el que se cuenta.
Cargador contractual y transportista efectivo identificados por separado
Art. 6 a) y b) de la Orden. El Octavo lo exige de forma expresa si usas el formato de otro documento, como la carta de porte.
Cambios durante el servicio sin perder el rastro
Quinto: el dato nuevo se añade con el motivo y el antiguo queda indicado como no válido, o se genera un PDF nuevo conservando el original. En los dos casos, el PDF tiene que llegar al conductor.
Qué lleva cada letra del art. 6, con un ejemplo, está en el modelo de documento de control de transporte. Cómo lo resolvemos nosotros, en el software DeCA. Pregunta además al proveedor, por escrito, dónde se guardan los datos y qué subencargados los tratan: no lo fija la Resolución, pero vas a cargar datos de conductores y clientes.
Paso 2. ¿Qué datos hay que cargar antes del primer documento?
Los que se repiten en cada documento: clientes, vehículos y conductores. Cargarlos una vez evita teclearlos en cada servicio y equivocarse en un NIF.
Si son pocos, se dan de alta a mano. Si son muchos, TuControlDeRutas los importa desde una hoja de cálculo guardada como CSV (conductores, vehículos y clientes).
Clientes (cargadores contractuales y transportistas)
- ·Cargador contractual: nombre o razón social, NIF y domicilio (art. 6.a)
- ·Transportista efectivo: nombre o razón social y NIF (art. 6.b)
Vehículos
- ·Matrícula (art. 6.g)
- ·Si es un conjunto articulado, también la matrícula del semirremolque o remolque (art. 6.g)
- ·Tipo de vehículo: rígido, articulado o furgón (y autocar si haces viajeros)
Conductores
- ·Nombre, apellidos y DNI/NIE: los pide la ficha del conductor
- ·Correo electrónico: es por donde le llega la copia con el QR y su usuario en la app del conductor
- ·Teléfono móvil, como dato de contacto
En mercancías el conductor no es un dato del art. 6, y no se imprime en el documento. En viajeros sí: la hoja de ruta lleva el nombre y el NIF del conductor (art. 2.1.e de la Orden FOM/1230/2013). Si haces autobús, el detalle está en la hoja de ruta digital de viajeros.
Paso 3. ¿Cómo se prueba con una ruta real?
Con un conductor, un vehículo y un servicio sencillo, de principio a fin: emitir el documento, hacerle llegar la copia al conductor y escanear el QR desde otro móvil que no tenga ninguna sesión abierta. Si el QR abre una página que pide usuario o un botón de descarga, no cumple (Tercero.3 y 4).
No hay papel que valga: la primera ruta ya es la de verdad. Empieza por el servicio más sencillo que tengas y repite con cada conductor.
Qué pasa exactamente cuando el agente escanea el código lo explicamos en cómo funciona el QR del DeCA ante la inspección.
¿Qué tiene que saber cada persona?
Tres personas tocan el documento, y cada una hace una parte distinta.
La oficina
Emite el documento antes de que empiece el servicio: la Resolución exige crear el fichero y entregar la copia al conductor «siempre antes del inicio efectivo del servicio» (Primero.2 y Séptimo). Si un dato cambia en ruta, lo modifica en el sistema por la vía del Quinto. Y sabe cuándo termina el servicio, porque desde ese momento cuentan los siete días del Tercero.5.
El conductor
Lleva la copia con el QR antes de salir, en el móvil o impresa (Séptimo). Ante la inspección enseña el documento con el QR, o solo el QR. Si lleva una copia impresa, lo que escriba a mano en ella no cuenta (Séptimo). En TuControlDeRutas la app del conductor guarda sus servicios con el QR en el móvil para enseñarlos sin cobertura; para eso tiene que haberla abierto antes con conexión.
El cargador contractual
Está obligado a formalizar el documento igual que el transportista efectivo (art. 4) y responde de que los datos a), b), c) y d) estén y sean exactos (art. 7.2). Si el documento lo genera uno de los dos, «es suficiente con que el otro pueda descargar los ficheros durante un año» (Segundo.4).
Quién es quién en cada cadena de contratación, con los tres casos típicos, está en quién es el cargador contractual.
Paso 4. ¿Cuándo puede salir el camión?
Cuando el documento existe como PDF con su QR y el conductor tiene la copia. El Séptimo de la Resolución exige entregársela «siempre antes del inicio efectivo del servicio», en el móvil o en papel, y en los dos casos con el QR.
La firma no hace falta para salir. La parte expositiva de la Resolución dice que la firma de los documentos de control «no es obligatoria». Si el documento se usa además como contrato, por ejemplo como carta de porte, y se firma, la firma tiene que ser como mínimo avanzada (AdES), según el apartado Cuarto.
¿Qué errores hay que evitar?
✗ Error 1: Escanear el papel o usar un PDF sin QR
Los ficheros obtenidos escaneando un documento en papel o de imágenes digitalizadas no valen: la Resolución dice literalmente que «No serán válidos» (Segundo.2). Y el PDF tiene que llevar dentro el QR con la URL única del documento (Segundo.3).
✗ Error 2: Dar por hecho que el otro se ocupa del documento
Cargador contractual y transportista efectivo están obligados los dos (art. 4 de la Orden FOM/2861/2012). Si no se formaliza, responden los dos. Si no va a bordo del vehículo, también, salvo que el cargador contractual pruebe que el documento se emitió: entonces queda eximido él (art. 7.1).
✗ Error 3: Corregir a mano la copia impresa
Las anotaciones manuscritas en una copia impresa no se tienen en cuenta. La única forma válida de modificar el documento es la del apartado Quinto (Séptimo de la Resolución).
✗ Error 4: Dejarse un dato del art. 6
Por ejemplo, el domicilio del cargador contractual (6.a), el peso de la mercancía (6.d) o la matrícula del semirremolque en un articulado (6.g). Un documento digital al que le falta un dato del art. 6 sigue estando incompleto.
✗ Error 5: Cambiar de vehículo en ruta sin dejarlo escrito
Si iniciado el transporte hay un cambio de vehículo, «esta circunstancia deberá hacerse constar en la documentación de control por la empresa de transportes» (art. 6.g).
¿Cuánto se tarda?
La norma fija la fecha, no cuánto tarda cada empresa en adaptarse. En la práctica, lo que marca el ritmo es que cada conductor haga su primer servicio con la copia digital. Este es el orden que recomendamos, en días y no en fechas, para que valga empieces cuando empieces:
Alta de la cuenta. Clientes, vehículos y conductores, a mano o por CSV.
Primer servicio real con un conductor. Escanea el QR desde un móvil sin sesión y comprueba que descarga el PDF.
El resto de conductores, cada uno con su primer servicio acompañado.
Documento emitido y copia entregada antes de salir; los cambios en ruta, por la vía del Quinto.
Las fechas que pone la norma
| Cuándo | Qué pasa | Dónde lo dice |
|---|---|---|
| 5 de octubre de 2026 | El documento de control y la hoja de ruta tienen que ser digitales | Ley 9/2025, D.T. 8ª |
| Antes de empezar el servicio | Se crea el fichero y el conductor recibe la copia con el QR | Resolución, Primero.2 y Séptimo |
| Durante el servicio | El QR tiene que descargar el PDF | Resolución, Tercero.3 |
| 7 días naturales después de terminar | La descarga se puede desactivar (no es obligatorio hacerlo) | Resolución, Tercero.5 |
| Al menos un año | Conservación de los ficheros; la norma no fija desde qué día se cuenta | Resolución, Segundo.4 · Orden FOM/2861/2012, art. 9 |
Fuentes
- Resolución DGTCyF BOE-A-2026-12784 (documento electrónico de control administrativo)
- Orden FOM/2861/2012 (documento de control de mercancías, texto consolidado)
- Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible (disposición transitoria octava)
- Orden FOM/1230/2013 (hoja de ruta de viajeros, texto consolidado)
- Ministerio de Transportes: preguntas frecuentes sobre el DeCA
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