Software DeCA: qué tiene que cumplir para emitir un documento de control válido
Un software de DeCA es válido si genera un PDF de 5 MB o menos con la fecha de creación y de modificación en los metadatos del fichero (Segundo.1), imprime dentro de ese PDF un QR con la URL del documento (Segundo.3), y esa URL descarga el PDF directamente, sin login ni botones (Tercero.3 y 4). La firma no es obligatoria (Cuarto).
Todo lo demás son detalles de producto. Abajo tienes los once apartados de la Resolución DGTCyF (BOE-A-2026-12784) que condicionan cómo debe estar construida la herramienta, y una lista de comprobación con la que puedes auditar cualquiera del mercado, la nuestra incluida.
El QR se escanea en carretera
Si el inspector tiene que iniciar sesión, la herramienta no cumple
¿Qué es exactamente un software de DeCA?
Es la herramienta con la que una empresa emite, entrega y conserva el documento de control administrativo del transporte de mercancías por carretera. La Ley 9/2025, en su disposición transitoria octava, obliga a que ese documento sea electrónico desde el 5 de octubre de 2026: a partir de ese día el papel deja de tener validez ante inspección, ante la administración y en un litigio.
Lo que decide si un software sirve o no es una norma muy concreta: la Resolución DGTCyF publicada en el BOE el 5 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784), que sustituye a la de 22 de mayo de 2023. Tiene once apartados, de Primero a Undécimo, y no es un texto de principios: dice el tamaño máximo del fichero, dónde van las fechas, qué tiene que pasar al invocar la URL del QR y cuántos días como mínimo debe seguir funcionando la descarga.
Los datos que el documento debe contener los pone otra norma distinta, el art. 6 de la Orden FOM/2861/2012. Son dos capas separadas y conviene no mezclarlas: una dice qué se escribe, la otra cómo se entrega.
¿Qué le exige la norma a la herramienta?
Estos son los apartados de la Resolución que se traducen en requisitos técnicos. La columna de la derecha es cómo se comprueba cada uno sin fiarse de lo que diga el folleto del proveedor.
Faltan de esta tabla el Décimo (deja sin efecto la Resolución de 22 de mayo de 2023) y el Undécimo (recurso de alzada en el plazo de un mes), que no imponen nada a la herramienta. Son once en total: hay documentación circulando que habla de nueve.
Lista de comprobación para auditar cualquier software de DeCA
Catorce preguntas de sí o no. Pásalas a la herramienta que estés valorando, o a la que ya tengas contratada. Las cuatro primeras se responden en dos minutos con un PDF ya emitido y un móvil.
- 1
¿El PDF pesa 5 MB o menos?
Segundo.1
- 2
¿Las propiedades del PDF muestran fecha y hora de creación y de modificación?
Segundo.1
- 3
¿El QR está impreso dentro del PDF, y no solo en la pantalla del panel?
Segundo.3
- 4
¿Al escanear el QR sin estar identificado se descarga el PDF, sin login ni botones?
Tercero.3 y 4
- 5
¿El enlace sigue vivo al menos hasta 7 días naturales después del fin del servicio?
Tercero.5
- 6
¿Los ficheros se conservan al menos un año, y sabes desde qué día se cuenta?
Segundo.4
- 7
¿Puedes emitir sin firmar, o la herramienta te bloquea el documento pidiendo firmas?
Cuarto
- 8
¿Si firmas como carta de porte, la firma es avanzada (AdES) y no un trazo en pantalla?
Cuarto · eIDAS
- 9
¿Se puede corregir un dato durante el servicio dejando traza de lo que había antes?
Quinto
- 10
¿Se pueden agrupar servicios individualizando origen, destino, naturaleza y peso de cada envío?
Sexto
- 11
¿El conductor recibe su copia con QR antes de arrancar?
Séptimo
- 12
¿Están los ocho datos del art. 6, con el domicilio del cargador y el remolque del articulado?
Art. 6 FOM/2861/2012
- 13
¿Distingue el documento al cargador contractual del transportista efectivo, por separado?
Octavo
- 14
¿Emite también hoja de ruta de viajeros, si transportas pasajeros?
Orden FOM/1230/2013
Si alguna respuesta es «no», el riesgo no lo asume el proveedor: carecer del documento de control o no llevarlo a bordo es infracción grave del titular del transporte (LOTT art. 141.17).
¿Qué NO hace falta, aunque se siga diciendo?
Cuatro cosas que aparecen constantemente en guías, foros y páginas de producto, y que la norma vigente no pide. Pagar por ellas o esperarlas retrasa la puesta en marcha sin ninguna ganancia.
Comunicar el dominio al Ministerio
Eliminado. El apartado Primero.3 dice que el dominio del repositorio no requiere comunicación previa. El trámite venía de la Resolución de 2023, que quedó sin efecto (Décimo). El QR funciona desde el primer documento.
Firmar el DeCA
El apartado Cuarto es explícito: la firma no es obligatoria. Con los datos del art. 6 completos el documento ya es válido ante inspección. La firma solo entra en juego si se usa con finalidad contractual, y entonces debe ser AdES.
Un modelo o plantilla oficial
No existe. La norma exige los datos, no un formato. Por eso las plantillas en PDF o Word que circulan sirven para repasar campos, pero no para cumplir: lo que falta en ellas es el QR y la descarga directa, no las casillas.
Usar eCMR
El eCMR es voluntario entre las partes. Lo que llega en 2027 es el Reglamento eFTI (UE 2020/1056), que obliga a las AUTORIDADES de la UE a aceptar información de transporte en formato electrónico, no a las empresas a emitir eCMR.
¿Qué datos tiene que dejar rellenar el software?
Los del art. 6 de la Orden FOM/2861/2012, por letras. Seis son siempre obligatorios y dos van condicionados: la e) solo si el vehículo necesita autorización especial de circulación, y la h) a petición de parte. Y hay un detalle que casi ninguna herramienta explica: desde la Orden TRM/282/2026, vigente desde el 29 de marzo de 2026, la responsabilidad por inexactitud de cada dato está repartida por letras entre el cargador contractual y el transportista efectivo.
Ni el conductor ni el precio son datos del art. 6
Es el error más repetido del sector. El conductor no aparece en el art. 6, y el precio tampoco: el precio es una mención de la carta de porte (Ley 15/2009). Un software puede capturarlos por conveniencia operativa, pero presentarlos como obligación del DeCA es sencillamente falso.
La letra b) es la trampa: identifica al transportista y responde el cargador
El art. 7.2 atribuye al cargador contractual la exactitud de las letras a), b), c) y d). La b) es la identidad del transportista efectivo. Como el porteador puede subcontratar sin pedir permiso al cargador (Ley 15/2009, art. 6), el cargador acaba respondiendo de un dato que solo el transportista sabe que ha cambiado. Pregúntale a tu herramienta cómo documenta ese cambio: la vía que da la norma es la del apartado Quinto.
¿Y si transporto viajeros? ¿Me vale el mismo software?
La misma disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 digitaliza también la hoja de ruta del transporte público de viajeros por carretera, con la misma fecha del 5 de octubre de 2026, y la Resolución DGTCyF regula los dos documentos. Pero la hoja de ruta no es un DeCA con otro nombre: la rige la Orden FOM/1230/2013 en la redacción del Real Decreto 70/2019, y sus datos son otros.
Los seis datos del art. 2.1
- a) Empresa transportista: nombre y NIF
- b) Contratante: nombre y NIF
- c) Origen, destino y fecha del servicio
- d) Matrícula del autobús
- e) Conductor: nombre y NIF · obligatorio
- f) Naturaleza del servicio, entre cuatro clases cerradas
Tres diferencias que impiden reutilizar el módulo
- · Hay un solo obligado: la empresa transportista. No existe el cargador contractual ni el reparto de responsabilidad por letras.
- · La firma no hace falta nunca: no hay carta de porte, porque la Ley 15/2009 es de mercancías.
- · El conductor con NIF es dato obligatorio, justo al revés que en el DeCA.
Las exenciones se evalúan por expedición, no por empresa ni por vehículo
El art. 1 exime a los vehículos adscritos a un servicio regular de uso general y a los de las empresas titulares de una autorización de uso especial, pero solo «mientras se encuentren realizando una de las expediciones» de ese servicio. El mismo autobús exento en su línea regular necesita hoja de ruta en cuanto hace un discrecional o un refuerzo, y el escolar subcontratado sí la lleva, porque el subcontratista no es titular de la autorización. Si un software pregunta una sola vez «¿estás exento?» y guarda la respuesta en la ficha de la empresa, emitirá de menos. Ver la hoja de ruta digital de viajeros.
¿Cómo lo cumple TuControlDeRutas?
Punto por punto, con la misma lista de arriba. Puedes comprobarlo tú con un documento emitido en tu cuenta: es exactamente la clase de afirmación que debería poder verificarse sin creernos.
QR de descarga directa, sin login
El QR del PDF codifica una URL pública en HTTPS que devuelve el fichero. No hay pantalla intermedia, ni botón, ni cuenta. Cumple Tercero.3 y 4, que es donde caen la mayoría de las herramientas que enseñan una web al inspector.
PDF por debajo de 5 MB con las fechas en los metadatos
El generador escribe la fecha y hora de creación y de modificación como metadatos del propio PDF, no como texto impreso en la página. Segundo.1.
Sin trámite previo con el Ministerio
El QR está activo desde el primer documento del primer día. No hay alta, ni espera, ni comunicación de dominio: Primero.3 la eliminó.
Vida del enlace: 16 días
La ley permite cortar la descarga a partir de 7 días naturales tras el fin del servicio (Tercero.5). La mantenemos 16 y después el enlace público devuelve un 410; el PDF sigue en almacenamiento y accesible desde el panel.
Conservación contada desde el fin del servicio
El mínimo legal es un año (Segundo.4). Guardamos cuatro, y contamos el plazo desde la fecha de fin de servicio, que es una elección nuestra defendible: el texto de la Resolución no fija el día inicial.
Emitir sin firmar, o firmar como carta de porte
El DeCA se emite y ya vale ante inspección, sin firmas (Cuarto). Si necesitas que el mismo documento haga de carta de porte, se firma con firma electrónica avanzada (AdES). La carta de porte es obligatoria por encima de 150 euros por envío (Ley 15/2009, art. 10 bis.1) y va incluida en todos los planes.
Correcciones con traza y agrupación de servicios
Los cambios durante el servicio siguen el apartado Quinto y quedan registrados; la agrupación del Sexto individualiza origen, destino, naturaleza y peso de cada envío en páginas de continuación, sin recortar.
Copia al conductor antes de salir
El conductor recibe su copia con el QR por email y en la aplicación del conductor, antes del inicio del servicio (Séptimo). Ante inspección le basta con el QR.
Emitimos DeCA, carta de porte como documento 2 en 1, eCMR internacional y hoja de ruta de viajeros. Si tu operativa ya vive en un ERP o un TMS, la API REST y los webhooks crean el documento desde tu sistema, sin que nadie teclee dos veces. Todo el detalle funcional está en funcionalidades, y el contexto normativo completo en la Ley 9/2025.
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Autónomo o pequeño transportista
29,90€/mes
Ámbito nacional
- ✓DeCA con QR de descarga directa
- ✓Carta de porte como DeCA (firma AdES)
- ✓Copia al conductor con QR
- ✓Vehículos y usuarios sin límite
- ✓Hasta 1.000 documentos/año
GESTIONA
Flota mediana
69,90€/mes
Ámbito nacional
- ✓Todo lo de CUMPLE
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Preguntas frecuentes sobre el software de DeCA
¿Hay que dar de alta el software o el dominio en el Ministerio?
No. La Resolución DGTCyF vigente (BOE-A-2026-12784) dice en su apartado Primero.3 que el dominio del repositorio donde se alojan los documentos no requiere comunicación previa al Ministerio. Ese trámite existía con la Resolución de 22 de mayo de 2023, que quedó sin efecto (apartado Décimo). Si una herramienta te vende «el alta en la sede electrónica» como parte de la puesta en marcha, está cobrando por un trámite que ya no existe.
¿Me vale un modelo de documento de control en PDF o en Word?
Para comprobar que no te falta ningún dato, sí. Para cumplir a partir del 5 de octubre de 2026, no. Una plantilla rellenada a mano no lleva el QR con la URL del documento (Segundo.3), y esa URL tiene que descargar directamente el PDF (Tercero.3 y 4), algo que un fichero suelto en tu ordenador no puede hacer. Tampoco resuelve la conservación del apartado Segundo.4. El formato del documento sí es libre: la norma exige los datos, no una plantilla oficial.
¿El software tiene que firmar los documentos?
No. El apartado Cuarto de la Resolución dice que la firma de los documentos de control administrativo no es obligatoria. Un DeCA con los datos del art. 6 completos es válido ante inspección sin ninguna firma. Otra cosa es que el mismo documento se firme con finalidad contractual, es decir, como carta de porte: entonces esa firma debe ser como mínimo avanzada (AdES) del Reglamento eIDAS UE 910/2014. Una firma dibujada en una pantalla no es AdES.
¿Sirve una página web donde el inspector entra y se descarga el PDF?
No. Los apartados Tercero.3 y Tercero.4 exigen que invocar la URL del código QR produzca la descarga directa del fichero. No vale una página con login, ni con un botón de descarga, ni con ninguna interacción manual. Es el requisito que más herramientas incumplen y el más fácil de comprobar: escanea el QR con un móvil sin sesión iniciada. Si aparece una pantalla de acceso o tienes que pulsar algo, esa herramienta no cumple.
¿Cuánto tiempo tiene que seguir funcionando el enlace del QR?
La descarga se puede desactivar a partir de 7 días naturales desde el fin del servicio (Tercero.5). Es un mínimo: mantenerla más tiempo es legal, cortarla antes no. En TuControlDeRutas la mantenemos 16 días y después el enlace público devuelve un 410; el PDF sigue guardado y accesible desde el panel de la empresa.
¿Cuánto hay que conservar los documentos?
Al menos un año (Segundo.4). Conviene saber una cosa que casi nadie publica: el texto de la Resolución no fija el día inicial de ese año, así que pregunta a tu proveedor desde cuándo lo cuenta. Nosotros lo contamos desde la fecha de fin de servicio y guardamos los ficheros cuatro años. En viajeros el día inicial sí lo da la norma sectorial: la fecha de realización del servicio (Orden FOM/1230/2013, art. 1.2).
¿El software tiene que imprimir el nombre del conductor?
En mercancías, no: el conductor no es un dato del art. 6 de la Orden FOM/2861/2012, ni el precio tampoco. Es un error muy repetido. En viajeros es justo al revés: el conductor con su NIF es dato obligatorio de la hoja de ruta (Orden FOM/1230/2013, art. 2.1.e). Si una herramienta trata los dos documentos como si fueran el mismo, no ha leído ninguna de las dos normas.
¿Puede un mismo documento valer como DeCA y como carta de porte?
Sí. El apartado Octavo permite usar el formato de carta de porte como DeCA siempre que incluya todos los datos del art. 6 e identifique de forma diferenciada al cargador contractual y al transportista efectivo. Y suele interesar: la carta de porte es obligatoria por cada envío cuando el precio del transporte supera los 150 euros (Ley 15/2009, art. 10 bis.1), así que en la mayoría de portes nacionales hacen falta las dos cosas.
¿Se puede corregir un documento ya emitido?
Sí, y el software tiene que saber hacerlo. El apartado Quinto contempla la modificación de datos durante el servicio por dos vías: mantener el mismo PDF, la misma URL y el mismo QR dejando constancia del cambio, o generar un PDF nuevo con URL y QR nuevos conservando el original. Lo que no puede hacer una herramienta es reescribir un dato sin dejar rastro: dos versiones distintas del mismo número de control sin traza se leen como falsedad documental (LOTT 140.8 y 140.9), que es un régimen mucho peor que el de la simple ausencia.
¿Qué me pueden sancionar si el documento no cumple?
Carecer del documento de control o no llevarlo a bordo es infracción grave (LOTT art. 141.17). Puede atenuarse a leve solo por apreciación motivada de falta de trascendencia (art. 142.19), y solo pasa a muy grave si hay falsedad documental (arts. 140.8 y 140.9), nunca por la simple ausencia. La inmovilización del vehículo está tasada (art. 143.4), no es automática. La cuantía la fija el régimen sancionador; desconfía de quien te dé una cifra cerrada.
Si estás empezando por el principio, lee qué es el documento de control electrónico y cómo funciona el QR en una inspección.
Cumplimiento y seguridad, no solo los mínimos
Resolución DGTCyF
QR activo desde el primer documento, sin trámite previo. La descarga puede cerrarse a partir de 7 días tras el servicio (nosotros la mantenemos 16).
PDF con SHA-256
Documento con firmas embebidas y hash de integridad en cada firma.
Datos en la UE
Servidores en Frankfurt. RGPD cumplido, sin transferencias fuera de la UE.
Archivado mínimo 1 año
PDF en Storage durante 1 año. La ley permite cerrar la descarga a partir de 7 días tras el servicio; nosotros la mantenemos 16.
Resolución DGTCyF · Ley 9/2025 (BOE-A-2025-24545) · Orden FOM/2861/2012
28 días para la obligatoriedad
Pasa la lista de comprobación a tu herramienta actual. Si falla en Tercero.3 y 4, hablemos: montarlo bien no lleva semanas.